Integración de personal y preparación para auditorías

Es una buena práctica comenzar a elaborar este documento recibiendo opiniones de todas las partes involucradas. Recomendamos comenzar desde el momento en que se anuncia una auditoría o inspección y luego estructurarla por fase, como preparación/planificación, alojamiento, seguimiento posterior al evento y cierre.

Al explicar responsabilidades involucradas en la inspección, la guía debe incluir funciones, en lugar de las personas específicas por nombre, ya que esto elimina la necesidad de muchas actualizaciones o cambios. Para cada función, es benéfico describir la participación particular de cada persona en la inspección (por ejemplo, activo o soporte/respaldo), qué y cuándo se necesitan, donde (por ejemplo, si están en contacto con el cliente o no) y cualquier otra información pertinente. Tenga en cuenta que algunos roles sólo pueden ser necesarios ocasionalmente, como los traductores.

Este libro de estrategias puede estar en cualquier formato adecuado para sus necesidades, pero a menudo es en forma de una hoja de cálculo. Una hoja de cálculo permite que las actividades se agreguen fácilmente en secuencia y la capacidad de seleccionar tareas para roles o ubicaciones individuales. Además, se pueden marcar las tareas completadas, junto con los comentarios que se requieran.
 
Información para auditores
Los auditores e inspectores suelen solicitar una serie de documentos y datos; incluyendo pero no limitándose a:

• Número de desviaciones
• Número de lotes fabricados
• Número de resultados fuera de especificación (OOS)
• Lista de procedimientos normalizados de operación (PNO)
• Estructuras organizacionales
• Informes anuales de calidad
• Número de quejas
• Número de retiros (si procede)

Por lo tanto, tener una hoja de cálculo para consultar datos, es crucial para mantenerse organizado y actualizado con las inspecciones. Tener una lista fácilmente disponible en formato electrónico reducirá grandemente el esfuerzo de prepararse. También puede ser beneficioso mantener a mano un conjunto de copias impresas de todos los PNO, poniéndolos a disposición bajo petición, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo durante la auditoría o inspección.

Estar preparado es clave
En última instancia, la clave para estar preparado para auditorías e inspecciones es seguir el viejo adagio: preparación, preparación, preparación y más preparación. Además, con la práctica viene la experiencia, y con la experiencia llega la perfección. Mantener los procedimientos e indicadores, será útil para cualquier inspección, especialmente si usted espera experimentar más inspecciones debido a una creciente base de clientes.

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